Passo 1: Identifique uma necessidade específica em sua comunidade e desenvolva um projeto que venha a suprir tal necessidade.

Passo 2: Encontre um Parceiro Internacional (que pode ser um ou mais Rotary Clubs e ou Distritos em um outro país).

Passo 3: Obtenha o Formulário de Inscrição (141PO). Os pedidos de Inscrição de projetos somente serão aceitos de 15 de Julho a 31 de Março de cada ano rotário. Obtendo o parceiro internacional, o clube local e seu parceiro devem preencher o formulário de inscrição de projetos (Formulário SE) anexo, em seus respectivos idiomas e o encaminham à FR através de seus escritórios locais, que farão uma pré-análise do projeto para efeito de agilização do mesmo. Os escritórios locais, então, encaminham a documentação para os Curadores da Fundação Rotária, que, após aprovação do projeto em primeiro estágio, enviam comunicação, informando seu número de identificação (de cinco dígitos). A partir daí, a FR envia comunicações solicitando informações e ou documentos complementares, até o encaminhamento da contribuição para o projeto (último passo).

É importante salientar que os projetos cuja documentação estiver incompleta ou irregular, serão devolvidos sem justificativa pela Fundação Rotária. Assim, recomenda-se enfaticamente que estes sejam encaminhados através do Escritório de RI no Brasil, que assistirá o clube no preparo e envio dos mesmos.

A aprovação do projeto pelos Curadores da Fundação Rotária indica que o mesmo está em ordem para prosseguimento; contudo, esta é somente uma primeira fase: a Fundação ainda irá solicitar documentos e informações complementares para a liberação dos fundos relativos a ele.

Passo 4: Preencha o formulário na sua totalidade, coletando as devidas assinaturas e envie-o, juntamente com a documentação de apoio (tal como o plano e o orçamento do projeto) para o Departamento da Fundação Rotária do RI Brazil Office. A documentação será então pré-analisada e, caso haja alguma irregularidade ou falta de informação, os funcionários da FR entrarão em contato para lhe assistir nos ajustes a serem feitos.

Passo 5: Assim que os Curadores da Fundação Rotária tiverem tomado uma decisão sobre o projeto, todos os clubes e distritos envolvidos no mesmo receberão uma Carta de Anúncio. Se o projeto for aprovado pelos Curadores, a Carta de Anúncio trará o número do projeto, para posterior referência e comodidade do mesmo.

Passo 6: Nesta fase, os clubes envolvidos no projeto, receberão da Fundação Rotária o Formulário de Acordo (Agreement Form), que nada mais é que o "contrato", estipulando todos os seus detalhes, tais como quem está envolvido, valores, etc.. Juntamente com este formulário, os clubes e distritos que estiverem contribuindo diretamente para o projeto também receberão a Declaração do Método de Contribuição. Ambos os documentos, a Declaração quando aplicável, deverão ser preenchidos assinados e devolvidos ao RI Brazil Office para seu devido encaminhamento aos Curadores.

Importante: Para efeito de pagamento dos projetos, os Curadores da FR somente aceitarão contas bancárias sob o controle por 02 ou mais Rotarianos. Caso a conta do clube esteja dentro deste critério, ela poderá ser informada.

Passo 7: As contribuições para os projetos podem ser feitas através do FDUC - Fundo Distrital de Utilização Controlada (ou SHARE em Inglês). Neste caso, como trata-se de um fundo administrado pelo Governador do Distrito, este deve constar seu endosso no Formulário de Inscrição do Projeto, identificando a quantia autorizada.

Já no caso das contribuições diretas, as mesmas devem ser encaminhadas para o departamento da Fundação Rotária do RI Brazil Office, que, em as recebendo, emitirá um recibo de confirmação em três vias: uma para os clubes e distritos locais envolvidos, uma que será encaminhada aos Curadores da FR e outra, que será mantida no arquivo individual do Rotary Club e/ou Distrito.

Passo 8: Cumpridas todas as etapas e não havendo mais pendências, os Curadores enviam a autorização de pagamento do projeto para o RI Brazil Office, que emite e envia o cheque dos fundos para o(a) responsável.

Passo 9: O projeto é implementado. Por implementação, entenda-se a utilização dos fundos do projeto para sua realização.

Passo 10: O Rotary Club e/ou Distrito deve enviar o Relatório Final após sua conclusão. Este relatório pode ser obtido no endereço http://www.rotaryint.com.br/download/rffr.pdf

O mesmo deve ser acompanhado dos devidos comprovantes de gastos. Fotos ilustrativas e material de divulgação junto à mídia são apreciados pelos Curadores da FR. É importante constar o número de referência dos projetos em todas as comunicações e remessas relativas aos projetos. Isto facilitará e agilizará o andamento dos mesmos.

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